Standar Operasional Prosedur memiliki banyak sekali manfaat bagi lancarnya operasional sebuah badan/lembaga. Salah satunya adalah pedoman dan standarisasi yang dilakukan pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Selain itu SOP juga bisa membuat pegawai mandiri dan mengurangi kesalahan.
Jadi membuat SOP yang baik merupakan sebuah keharusan sebuah badan/lembaga jika ingin standar yang dicita-citakan dapat tercapai. Namun bagaimana sih cara membuat SOP prosedur dengan metode profesional? Simak ulasannya di bawah ini.
Dasar Pembuatan Standar Operasional Prosedur
Pembuatan SOP harus dengan metode yang profesional dan oleh tim yang benar-benar kompeten. Agar output yang dihasilkan nantinya bisa bermanfaat untuk perusahaan dan segala unsur di dalamnya.
Bahkan pembuatan SOP sudah diatur dalam undang-undang yaitu PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008. Undang-undang ini berbunyi bahwa pembuatan SOP harus berdasarkan beberap prinsip penting.
Prinsip-prinsip tersebut antara lain kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran dinamis, kepastian hukum dan kepatuhan kepada hukum.
Selain itu pembuatan SOP juga harus berorientasi kepada pengguna atau pelaksana. Karena mereka juga lah yang yang mematuhi dan melaksanakan SOP yang sudah final tersebut.
Cara Membuat Standar Operasional Prosedur dengan Metode Profesional
Membentuk Tim Pembuat SOP
Cara pertama pembuatan SOP yang profesional dan sesuai dengan peraturan pemerintah adalah dengan mambentuk tim pembuat SOP. Tim pembuat SOP adalah tim khusus yang benar-benar kompeten.
Tim pembuatan SOP haruslah terdiri dari individu-individu yang paling kompeten dan menonjol di bidangnya. Umumnya pembuatan SOP melibatkan SDM terpilih dari semua divisi yang ada pada sebuah perusahaan.
Divisi-divisi tersebut misalnya Manajer Perusahaan, Manajer Perencanaan, Manajer Support dan lain-lain. Bahkan jika dirasa perlu, tidak salah juga untuk merekrut jasa konsultan HR untuk mendapatkan usulan-usulan yang tepat.
Jadi nantiya setiap individu dari setiap divisi harus berkontribusi secara maksimal khususnya dalam memetakan job desk mereka. Dengan begini, maka proses pembuatan SOP bisa dilalui dengan mudah dan prosesnya juga cepat.
Pelajari Proses Bisnis Perusahaan
Cara pembuatan Standar Operasional Perusahaan selajutnya adalah dengan mempelajari proses bisnis perusahaan. Karena tujuan dari pembuatan SOP itu sendiri adalah untuk membuat proses bisnis perusahaan lancar tanpa terjadi kesalahan dan hal buruk lainnya.
Oleh karena itu, sebelum pembuatan SOP sangat perlu untuk mempelajari dengan maksimal tentang proses bisnis perusahaan. Jadi amati proses bisnis dari awal hingga akhir, dokumen apa yang dibutuhkan, dan output apa yang dihasilkan dari bisnis tersebut. Jangan sampai ada detail yang terlewatkan.
Menyusun Alur Kerja atau Flow Chart
Cara pembuatan SOP selanjutnya adalah menyusun alur kerja flow chart. Setelah proses bisnis secara detail sudah tercatat, maka langkah berikutnya adalah menyusun narasi/flow chart.
Narasi.flow chart harus benar-benar sesuai dengan alur proses bisnis. Perlu dicantumkan juga PIC (Person in Charge) dalam menyusun flow chart ini. PIC dibutuhkan untuk setiap aktivitas, dokumen yang dibutuhkan serta lama masing-masing aktivitas.
Review Hasil Penyusunan Flow Chart
Jika flow chart telah selesai disusun plus ditentukan PIC nya, maka langkah selanjutnya adalah mengkaji ulang hasil penyusunan flow chart. Dalam proses pengkajian ulang ini dibutuhkan ketelitian yang sempurna karena tidak boleh ada detail yang terlewatkan.
Seharusnya review ini dilakukan oleh setiap orang yang terlibat dalam pembuatan SOP. Jika review telah selesai, maka selanjutnya akan dibahas dalam FGD (Focus Group Discussion). Nah, setelah FGD nanti maka SOP akan terbentuk dalam flow chart yang tepat.
Simulasikan SOP & Evaluasi dan Perbaikan
Setelah mengkaji ulang narasi/flow chart, maka langkah selanjutnya adalah mensimulasikan SOP. SOP memang harus di-simulasikan terlebih dahulu secara real sebelum dilegalkan oleh pemimpin perusahaan.
Dari simulasi inilah akan diketahui jika ada hal yang salah atau tidak sesuai harapan. Jika terjadi ketidaksesuaian, maka harus dilakukan review segera dengan tim pembuatan SOP yang sudah dibentuk sebelumnya.
Approval SOP
Setelah SOP di-review ulang dan tidak ada kesalahan lagi, maka langkah selanjutnya adalah melakukan otorisasi pihak berwenang. Dalam hal ini pihak yang berwenang adalah pihak tertinggi dari badan/lembaga/organisasi.
Sosialisai SOP
Setelah mendapatkan restu dari pemimpin, selanjutnya harus dilakukan sosialisasi kepada semua divisi dalam perusahaan. Perlu juga diadakan rapat khusus untuk mengumumkan bahwa SOP siap diimplementasikan dan semua pegawai harap mematuhinya.
Demikianlah cara membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan dengan metode profesional plus sesuai dengan undang-undang. Memang dibutuhkan proses yang panjang untuk menghasilkan SOP yang baik sesuai cita-cita perusahaan.